Правила написания должностных инструкций

О должностных инструкциях, их важности или же ненужности идет много разговоров. Поэтому лучше всего, конечно, спросить об этом у специалиста. Мы обратились к Наталье Сашкиной, бизнес-тренеру, который ведет тренинг по составлению должностных инструкций, с несколькими вопросами. Надеемся, что ответы Натальи дадут вам пищу для размышлений.

Ред.: Многие предприятия на сегодняшний день существуют и без должностных инструкций. Такие инструкции – это роскошь или одно из средств оптимизации бизнеса?

Наталья Сашкина: Потребность в должностных инструкциях есть всегда, с самого начала возникновения предприятия. Но часто эту потребность не ощущают. Сейчас, в условиях кризиса, когда персонал сокращают, когда необходимо экономить расходы на всем, на чем можно экономить, и при этом не упасть, не понизить качество обслуживания, максимально актуальной становится четкость договоренностей с сотрудниками о качестве. В этом-то и могут помочь должностные инструкции, которые повышают эффективность. Обычно, пока дела идут замечательно, кажется, особенно на маленьком предприятии, что должностные инструкции не нужны. Но как только что-то случается, то сразу появляется видимая потребность в прописанных должностных инструкциях.

Все, что не написано – оговаривается на словах. Со временем слова забываются, либо интерпретируются по-другому. А если мы говорим о текущем годе, то в рамках того, что, с одной стороны, мы хотим повысить эффективность труда на нашем предприятии, и, с другой стороны, есть еще некая сложная ситуация снаружи предприятия (тот самый экономический кризис), то нам необходимо максимально подробно описать все бизнес-процессы, чтобы наши сотрудники работали максимально эффективно.

Ред.: Если говорить о должностных инструкциях вообще, а не только в условиях экономического кризиса, то, каково их назначение в широком смысле – вы же сами заметили, что часто на предприятиях не ощущают потребности в должностных инструкциях?

Наталья Сашкина: Должностные инструкции регламентируют те обязанности, которые выполняют работники. Кроме этого должностные инструкции описывают формат работы. Должностные инструкции выполняют очень много функций одновременно. То есть нельзя сказать, что есть какая-то одна функция, которую выполняют должностные инструкции.

Самая первая функция, которая на поверхности – это то, что должностная инструкция описывает бизнес-процесс, который занимается конкретный специалист, а также его взаимосвязи и взаимоотношения с другими отделами, его начальником и подчиненными. Описывает круг его обязанностей, а также вознаграждение, если оно есть, описывает права, которые есть у него, его сферу влияния.

Если же мы говорим о комплексной должностной инструкции, а не о том, что понималось под «должностной инструкцией» раньше, то это целый пакет документов, нужных конкретному специалисту. И этот пакет документов, в зависимости от того, насколько он качественно сделан, может выполнять одновременно много различных функций.

Современная должностная инструкция (ее полный комплект, а не просто функциональные обязанности) может во многом помочь и специалисту и его руководителю. Особенно должностные инструкции очень актуальны, когда человек уходит по каким-то причинам, а на его место приходит на работу новый человек, и в данном случае это вообще незаменимый материал для того, чтобы ввести нового человека в работу и в должность.

Ред.: А не грозит ли попытка описания должностных инструкций появлением неких дополнительных формальностей на предприятии, когда без бумажки трудно будет сделать что-то в нестандартной ситуации, если люди привыкнут к тому, что все ситуации должны быть описаны в инструкциях, а если они не описаны, то никто и не возьмет на себя «лишнего»? Вообще, может ли быть какой-то вред от использования в работе должностных инструкций?

Наталья Сашкина: Не бывает вреда от существования должностных инструкций или от их внедрения. Бывает не очень качественное внедрение, когда компания или сами специалисты формально относятся к этим инструкциям. Тогда, конечно же, пользы нет.

Ред.: Нужны ли должностные инструкции, если мы говорим о семейном бизнесе? Не получится ли так, что после описания прав и обязанностей, кто-то из членов семьи перенесет свои полномочия и в личную жизнь?

Наталья Сашкина: Должностные инструкции для семейного бизнеса, как и для любого другого, нужны обязательно. В принципе, когда люди из одной семьи работают вместе, то семейные отношения они должны оставлять за порогом офиса – нужно уметь отделять семейные отношения от отношений в бизнесе, если уж вы относитесь к нему именно как к бизнесу.

Ред.: Зависит ли содержание должностных инструкций от целей, которые ставит для себя предприятие?

Наталья Сашкина: Содержание и конструкция должностных обязанностей напрямую зависят от целей, которые ставит перед собой предприятие. Мало того, определенным должностям необходимо вписывать цели в их должностные инструкции. Определенные должности, например, начальник отдела продаж, начальник маркетинговой службы, главный бухгалтер, должны включать в себя планы и цели предприятия. Цели предприятия и описание бизнес-процессов предприятия – это одна общая работа.

Ред.: Есть ли единая структура, некий алгоритм, по которому строятся должностные обязанности?

Наталья Сашкина: Я не встречала нигде хорошего грамотного алгоритма – идеального алгоритма, по которому можно построить хорошую должностную инструкцию. У меня есть большой набор рекомендаций: с чего начинать и что там может и должно быть. Но в любом случае, должностная инструкция – это творчество.

Любая должностная инструкция прямо зависит от целей предприятия, личности директора, от того, как он планирует это все организовать, сколько сотрудников работает на предприятии, как оплачивается их работа, что это за сотрудники, какой это тип бизнеса. Поэтому я бы воздержалась от утверждения, что есть какой-то алгоритм, универсальный для любого бизнеса: от маленького магазинчика на рынке до большого завода или крупной рекламной компании.

Я считаю, что невозможно написать некий универсальный алгоритм. Стандартные рекомендации, конечно же, необходимо давать. И мой опыт говорит, что стандартная рекомендация руководителю звучит следующим образом: должностные инструкции быть должны. Ведь чаще всего их просто нет на предприятии. По мере того, как руководитель начинает работать над созданием должностных инструкций, он находит способы. Он привлекает консультантов, он читает литературу. А что бы я вычеркнула из этих способов – так это находить в Интернете типовые должностные инструкции «образца 1985 года» и применять их у себя на предприятии сейчас.

Ред.: Как создаются должностные инструкции в идеале?

Наталья Сашкина: Идеальная схема для нового предприятия – это когда руководитель вместе с топ-менеджерами создают организационную структуру и придумывают, как у них все будет устроено, кто и за что будет отвечать, кто и какими обязанностями будет заниматься. Далее они это все расписывают, и уже потом под эти должности подбирают персонал. Это мы говорим о том случае, если предприятие только создается.

А если предприятие уже работает, важно описать то, что уже есть, хотя в процессе, возможно, что-то нужно видоизменить, думая о дальнейшем развитии предприятия. Очень часто мы, как приглашенные специалисты, сталкиваются с тем, что, описывая существующие процессы, начинаем видеть всю абсурдность некоторых моментов. Например, какие-то должности дублируют какие-то функции. Или, наоборот, какие-то функции никем не выполняются или не оплачиваются, и поэтому их никто не хочет выполнять. Если мы это видим, то, конечно же, мы сразу же настроены на то, чтобы улучшить ситуацию.

Например, когда на предприятие, которому нужна помощь в создании для него должностных инструкций, приходит наш специалист в этой области, то первое, с чего он начинает – это собеседование, чтобы описать не только то, что уже есть, а чтобы, описывая то, что есть, найти способы улучшения бизнес-процессов, исходя из целей предприятия и консультаций с его руководителем.

То есть, сначала проводится консультация с руководителем, а потом уже собеседование с тем из сотрудников, для кого мы пишем должностную инструкцию. Если есть какие-то принципиальные нестыковки – они обсуждаются с руководителем, а потом специалист предлагает свой проект должностной инструкции. И это не процесс на пять минут – эти инструкции изменяются, обсуждаются, улучшаются, как правило, примерно в течение месяца. Иначе внешнему специалисту сложно разобраться с тем, что же реально происходит на предприятии, ведь часто то, как видит работу отдельных работников руководитель, и то, как эта работа на самом деле выполняется, может очень сильно отличаться.

Ред.: Вы проводите семинар по написанию должностных инструкций. А есть ли какой-то типовой алгоритм процесса описания должностных инструкций и даете ли вы его как материал для участников семинара?

Наталья Сашкина: Мы планируем начать с небольшого семинара по написанию должностных инструкций, на котором будем обсуждать некоторые общие основы и общие понятия, связанные с должностными инструкциями и основные рекомендации. Также мы будем в режиме диалога с участниками выявлять основные ложные установки, которые есть в голове у руководителя, и которые мешают ему написать должностные инструкции. Потому что очень многие руководители не хотят это делать, боятся это делать, считая себя неспособными написать должностные инструкции.

Многие руководители избегают этого или настороженно относятся к должностным инструкциям: это и непонимание, и стереотипы из прошлого. Мы планируем затронуть основные базовые негативные установки, касающиеся описания бизнес-процессов на предприятии, документооборота на предприятии, взаимоотношений начальник-подчиненный в письменном виде, так как часто бывает, что взаимоотношения начальник-подчиненный происходят только в режиме устной связи.

А если мы хотим, чтобы человек работал хорошо – мы должны описать, что есть его работа, как он может качественно ее выполнять. Дать ему какие-то памятки, которые могут помочь ему в этом, небольшие схемы. Описать, как он может при идеальном выполнении этой работы заработать больше или, может быть, даже вырасти (его карьерный рост), чего ему не нужно делать, какие-то правила его работы.

В любом случае, сколько бы ни было людей на предприятии. Даже если у тебя всего один помощник. Давайте возьмем банальный пример – домработница. Нужно ли ей писать инструкцию? Я думаю, что дамы меня поймут. Если ты передаешь ей все на словах, то помощница по хозяйству делает все так, как она это понимает и как она привыкла это делать. И многие женщины испытывают недовольство, когда они приходят вечером с работы, а их помощница по хозяйству не сделала все так, как ее просили, а сделала так, как она это себе представляет. И это всего лишь один человек – помощник по хозяйству – не такая ответственная, вроде бы, должность, как например, помощник руководителя. И сколько нестыковок и раздражения мы можем иметь из-за того, что не создали грамотную инструкцию…

Между прочим, я приглашаю на этот семинар и домохозяек. Я сама столкнулась в свое время с подобной ситуацией в собственной жизни: билась, раздражалась, добавляла оплату, думала об увольнении – ничего не помогало, а потом написала должностную инструкцию. Даже для человека, который не работает в бизнесе, который руководит няней или домохозяйкой, может быть большая польза от семинара по написанию должностных инструкций.

А вообще, так как написание должностных инструкций – это работа индивидуальная, то, конечно, хорошо бы обратиться и за индивидуальной консультацией к специалисту – ведь часто взгляд со стороны помогает увидеть то, чего мы не замечаем в рутине повседневных дел.

Автор: 

	Наталья Сашкина – тренер-консультант. Эксперт в области управления и менеджмента. Руководитель проектов по разработке и внедрению программ развития персонала в различных украинских и зарубежных предприятиях. Бизнес-тренер и тренер программ личностного роста.