Нові норми у правилах в організації діловодства та архівного зберігання. Організація роботи з документами та їх підготовка до передавання на архівне зберігання. Електронний документообіг підприємства та формування архівних електронних справ.

До проведення занять будуть залучатись: провідні фахівці, розробники нормативно-правових актів у сфері діловодства, кадрової документації, архівної справи та електронного документообігу. Учасники семінару отримають комплект документів з рекомендаціями по веденню діловодства, документообігу, організації архівної справи та кадрового діловодства та консультації щодо впровадження електронного документообігу на підприємстві.
Розглядаються питання використання електронного підпису і проблеми суміщення паперового та електронного документообігу. Програма доповнюється питаннями організації електронного архіву.

Цільова аудиторія: керівники служби документаційного забезпечення управління, канцелярії діловодних та архівних служб, управління, (відділи) кадрових служб, помічники керівників, секретарі та співробітники, що відповідають за діловодство, за документи службового користування та архів підприємства, установи, організації.

• Організація діловодства та архівної справи на підприємстві за новими Правилами організації діловодства та архівного зберігання. 

  • Нормативно-правова база, що регламентує діловодство та архівну справу в Україні. Нові законодавчі ініціативи в 2018р.
  • Профільні міжнародні та національні стандарти.
  • Положення про службу діловодства, його зміст, порядок розроблення та затвердження.
  • Посадові інструкції працівників, призначення, порядок розроблення та затвердження. 
  • Кадрове забезпечення діяльності служби, кваліфікаційні вимоги до працівників, розрахунок їх чисельності, нормування праці. Взаємодія служби діловодства з іншими структурними підрозділами.
  • Інструкція з діловодства підприємства, установи, організації: її зміст, порядок підготовки, погодження та затвердження.
  • Відповідальність за недотримання вимог чинного законодавства у сфері архівної справи та діловодства. 

• Організація роботи служби діловодства за новими Правилами.

  • Порядок розробки і затвердження організаційних документів, що регламентують роботу служби діловодства: положення про службу діловодства, посадові інструкції працівників, структура і штатна чисельність, кваліфікаційні вимоги до працівників служби.
  • Визначення нормативної чисельності працівників служби.

• Організація ефективного документообігу.

  • Вибір оптимальної форми організації роботи з документами і документообігу в залежності від специфіки діяльності підприємства, установи, організації (централізована, децентралізована, змішана форми організації).
  • Підготовка локальних нормативних актів, що регламентують роботу з документами (інструкція з діловодства підприємства, установи, організації, вимоги до її змісту, організація впровадження).
  • Порядок роботи з вхідними, вихідними, внутрішніми документами (прийом, первинна обробка документів, попередній розгляд і розподіл документів, реєстрація, інформаційно-довідкова робота, порядок обробки та відправки вихідних документів).
  • Моделювання маршрутів проходження і обробки документів Організація контролю за виконанням документів, види і об'єкти контролю.
  • Діловодство за зверненнями громадян.
  • Порядок реєстрації та розгляду звернень громадян. Вимоги щодо формування справ.

• Організація роботи з документами та іншими матеріальними носіями, які містять службову інформацію.

  • Нормативно-правова база по службової інформації. Основні положення. Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання та знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію.
  • Постанова КМУ від 19 жовтня 2016 № 736.Організація роботи комісії з питань роботи зі службовою інформацією в установі.Надання грифа обмеження документам, що містять службову інформацію «Для службового користування», і спеціальних позначок.
  • Оформлення зобов'язань нерозголошення отриманої службової інформації.Облік і реєстрація документів, що містять службову інформацію.Облік електронних носіїв інформації. Оформлення, друк і розмноження документів.Порядок направлення документів.
  • Вимоги щодо формування документів у справи.Організація користування документами.Перегляд документів з грифом «Для службового користування» з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію.Організація роботи з конфіденційними документами.
  • Порядок роботи виконавців з конфіденційними документами і відомостями.Створення необхідних умов для виготовлення та отримання конфіденційних документів, організації роботи з ними, запобігання втрати і витоку документованої конфіденційної інформації.
  • Забезпечення захисту конфіденційної інформації.Підготовка справ до передачі на архівне зберігання і знищення.
  • Забезпечення збереження документів і проведення перевірки їх наявності.
  • Охорона службової інформації при міжнародної співпраці.

• Організація роботи з конфіденційними документами. Порядок роботи виконавців з конфіденційними документами та відомостями.

  • Створення необхідних умов для виготовлення й одержання конфіденційних документів, організації роботи з ними, запобігання втрати і витоку документованої конфіденційної інформації.
  • Забезпечення захисту конфіденційної інформації.
  • Підготовка справ до передачі на архівне зберігання та знищення.
  • Забезпечення збереженості документів та проведення перевірки їх наявності.
  • Охорона службової інформації під час міжнародного співробітництва.

• Підготовка та оформлення службових документів.

  • Нормативні вимоги до складання та оформлення документів. Бланки документів. Склад реквізитів документів, вимоги до їх змісту і розташування.Підписи з В.А. - нова норма. Друку - нова норма .. Повинно ваше підприємство застосовувати друк.Порядок узгодження, посвідчення, підписання документів. Оформлення копій і виписок з документів.
  • Вимоги до тексту документа.Особливості складання окремих видів організаційно-розпорядчих документів (положень, правил, інструкцій, наказів, розпоряджень і т.д.).Оформлення документів до засідань колегіальних органів.
  • Особливості оформлення протоколів, рішень тощо.Оформлення довідково-інформаційних документів (довідок, доповідних записок, листів, пояснювальних, заяв, актів та інших).
  • Передача документів при реорганізації.

• Систематизація і зберігання документів в діловодстві.

  • Експертиза цінності документів та порядок її проведення. Визначення термінів зберігання документів. Організація роботи експертної комісії.
  • Принципи побудови та вимоги до оформлення номенклатури справ. Технології підготовки номенклатури справ структурного підрозділу та номенклатури справ установи (зведеної).
  • Застосування переліків документів зі строками зберігання. Вимоги до оформлення та узгодження номенклатури.
  • Загальні правила формування документів у справи відповідно до номенклатури. Вимоги до оформлення справ, які підлягають архівному зберіганню.
  • Складання та оформлення описів справ структурних підрозділів.
  • Передача документів до архіву підприємства, установи, організації.

  • Архівне зберігання документів. Вимоги до зберігання документів в архіві підприємства, установи, організації.

  • Вимоги до приміщення архіву та його обладнання. Визначення нормативної чисельності працівників архіву. Планування роботи, звітність архіву.
  • Порядок видачі документів з архіву. Облік документів архіву, перевірка їх наявності та стану. Порядок прийому-передачі документів (справ) під час зміни керівника установи, керівника архіву, припинення установи.
  • Складання описів справ установи та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Порядок знищення документів.

• Електронний документообіг. Типові вимоги до організації загального електронного документообігу та автоматизації всіх процесів життєвого циклу документа, зокрема електронного.

• • • Впровадження електронного документообігу відповідно до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання. Електронний архів підприємства. Централізоване зберігання документів.
    • Особливості організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, підтвердження юридичної сили документа.їОрганізація роботи з електронними документами та їх підготовка до передавання на архівне зберігання.
    • Практичні питання впровадження електронного документообігу з мінімальними витратами і ризиками, з дотриманням вимог нормативно-правових актів щодо роботи з електронними документами з урахуванням потреб вашої організації.

• Основи інформаційної безпеки держави.

  • Застосування технологій інформаційної безпеки відповідно до вимог чинної законодавчої та нормативно-правової бази в цій сфері.
  • Безпека електронного документообігу та архівного зберігання електронних документів.