Чтобы мероприятие было смешным, его нужно делать серьезно (ч. 2)

Читать начало: [1] [2]

Если говорить о том, в чем разница между проведением меро-приятия исключительно своими силами или же при помощи event-агентства, то объяснение кроется даже в самом названии. Event-агентство не просто привозит Верку Сердючку и занимается «накрытием поляны». Event – это событие. Задача event-агентства?– прежде всего придумать оригинальную идею, воплотив ее исходя из того, какая компания заказывает событие, а также узнать с помощью руководителя отличительные черты подчиненных, разузнать подробнее об их талантах, вовлечь всю компанию в процесс подготовки события. Причем эта вовлеченность будет, как магнитом, тянуть людей на работу, привнесет азарт в их рабочие будни, реально сплотит работников и оставит память о нестандартном событии на долгое время.

И не нужно бояться, что персонал будет обсуждать детали подготовки к мероприятию, позабыв об основных своих рабочих обязанностях. Если у вас в компании система оплаты труда учитывает мотивацию сотрудника каждой ступеньки служебной иерархии, люди будут успевать и работать, и проявлять свои творческие способности.

Хорошо, если компания сотрудничает с одним и тем же агентством из года в год. Это дает возможность не только проще объясняться друг с другом и быстрее решать поставленные задачи, а и учитывать возможные недочеты, анализировать, что было хорошо, а что можно было сделать еще лучше. Событие ведь готовится для разных людей, и никто точно не знает, насколько оно удастся, пока праздник не закончится. Очень многое зависит и от аудитории. Кто-то любит шансон, а кто-то джаз. Не может быть стандартной программы на все случаи жизни и для всех типов аудитории.

Распространенное заблуждение – думать, что, работая с агентством, вы переплачиваете в разы, а то и в десятки раз. Стоимость организации и проведения меро-приятия может оказаться существенно ниже, чем в том случае, если компания сама его организовывает.
Вы спросите, почему? Ответ очевиден. Потому что агентство специализируется на проведении мероприятий, у него налаженные связи со всеми, кто занимается отдельными его составными частями, то есть своя логистика. И некоторое свое оборудование. Никто не отрицает, что компания сможет провести мероприятие самостоятельно: заказать ресторан, найти и привезти свет и музыку, пригласить ведущих, закупить и привезти еду и напитки и даже пригласить эстрадных исполнителей. Может.

Но на каждую составляющую праздника сотрудникам компании придется потратить больше, чем при помощи специализированного агентства:

• времени на подготовку. Так как сотрудники не каждый день (и даже месяц) готовят мероприятия, то не имеют наработанных навыков;
• денег. Так как для внешних исполнителей данное предприятие выступит розничным, разовым клиентом, а агентство на те или иные услуги и оборудование имеет уже свои, оптовые цены;
• нервов. Думаю, не открою страшную тайну, сказав, что если вы выбрали ведущего и выдали ему аванс, то это еще не значит, что он обязательно явится вовремя. Он может не только опоздать, а и вообще не прийти – такое иногда тоже случается. Особенно в напряженные предпраздничные дни, когда много заказов. Или же пришлет кого-то вместо себя. А о каком качестве выступления может идти речь, если у ведущего или артиста три-четыре работы в разных местах города в один и тот же день? А агентство уже не раз проверило надежность своих партнеров в работе.

На чем еще можно сэкономить деньги при организации мероприятия?

Судя по моему опыту, ответ очевиден пока еще не для всех. Сэкономить можно на сроках заказа. Многие уже понимают, что заказывать ресторан для новогоднего корпоратива нужно за два-три, если не за все шесть месяцев. А вот к организации праздника приступают в первую неделю декабря. Не верите? Моя личная статистика показывает, что в сентябре поступает два-три звонка в месяц. С 20-27 ноября счет идет на десятки, причем уже в неделю. А с 10 по 20 декабря – десятки в день. Чтобы вы ни заказали, при такой ограниченности в сроках с вас запросят в полтора-два, а то и в три раза больше.

Да и о какой уникальности события может идти речь в таком случае? Все, чего вы добьетесь при таком раскладе – это не продуманного корпоратива, а банальной пьянки и выброшенных на нее денег. Есть такое золотое свадебное правило: если гости «не дожили» до торта, то свадьба удалась! Вряд ли вы захотите, чтобы ваша вечеринка походила на такую свадьбу. Вспомните, что на самом деле стоит за необходимостью проведения коллективного события.
Хороший праздник, настоящее событие, получается только тогда, когда процесс его подготовки и проведения приносит удовольствие и тем, кто его заказывает, и тем, кто его проводит. А получать удовольствие в режиме аврала практически нереально.

Кстати, это не догма, что новогодний корпоратив должен проводиться в период с 15 декабря по 15 января. Я бы, например, предложил тем, у кого пред- и постновогодние дни являются пиком годовых сезонов продаж, проводить корпоративы в конце января – после завершения всей череды новогодних и рождественских праздников. Таким образом, и люди уже успеют отдохнуть (и от всех праздников, и от напряженной работы в этот период), и вечеринку можно приурочить к началу нового сезона, то есть привнести дополнительный смысл в ее проведение.

А закончить разговор я хочу старой, но мудрой поговоркой: когда есть действо – не до водки! Выбор – за вами.

Читать начало: [1] [2]