Командировки-2020: Подробно обо всех нюансах документального оформления и учета

Ведущий мероприятия: 

	Елена Самарченко - известный эксперт-консультант по налогообложению и бухгалтерскому учету, редактор рубрики «Школа практикующего бухгалтера» газеты «Бухгалтерия»

Доплаты за разъездной характер работ как альтернатива командировкам:

• поездки работников, для которых разъездной характер работ является должностной обязанностью;
• какие выплаты можно осуществлять таким работникам. Обоснование, документальное оформление;
• налогообложение компенсаций и выплат, предоставляемых работникам. Сравнение налогообложения этих компенсаций и выплат, связанных с командировкой.

Командированное лицо: кого таковым можно считать? «Нестандартные» командированные лица:

• поездки учредителей;
• поездки физлиц, выполняющих работы по гражданско-правовым договорам;
• поездки за счет предприятия сторонних лиц (например, гостей, приглашенных на проведение презентационного мероприятия)?
• Расчет НДФЛ при персонифицированных затратах (проезд, проживание)

Представители предприятия в других городах: как обойтись без структурного подразделения и правильно оформить поездки представителей.

Цель командировки: как она влияет на учет?

Командировки в кадровой документации (в табеле учета рабочего времени):

• насколько это необходимо и как правильно это делать;
• расчет выплат (зарплаты и проч.) за время командировки;
• как правильно отразить в табеле учета рабочего времени и как определить сумму необходимых выплат в случае, когда командировка приходится на выходные дни.

Классификация «командировочных» документов: подготовительные, первичные, обосновательные. Какие из них являются обязательными, а какие желательно иметь при проверке:

• подготовительные документы при направлении в командировку (приглашение, приказ). Примеры составления документов для различных командировок, в том числе Положения о командировках;
• возвращение из командировки (авансовый отчет, подтверждающие документы и проч.);
• отчет о работе, проделанной в командировке. Когда без него не обойтись?

Командировочное удостоверение. Когда этот отмененный документ может быть необходим предприятию? Можно ли без него обойтись?

Роль внутренних документов предприятия при отсутствии нормативно установленного перечня командировочных затрат. Влияние внутренних документов на состав командировочных расходов, с которых удерживаются «зарплатные» налоги. В частности, ограничение по проезду, проживанию, компенсации иных командировочных расходов.

Нормы Инструкции о командировках, утвержденной Минфином: как они применяются небюджетными организациями. Анализ изменений, внесенных в Инструкцию о командировках. Кому и в каких ситуациях они пригодятся.

Командировочные расходы в Налоговом кодексе и в «бюджетной» Инструкции о командировках: как использовать имеющиеся нестыковки.

Суточные расходы:

• размер суточных (минимальный и максимальный). Как документально оформить размер суточных с максимальной выгодой для работника и предприятия;
• можно ли в некоторых случаях обойтись без суточных? Возможные штрафы, связанные с нарушением трудового законодательства;
• расчет сумм суточных в нестандартных ситуациях (смешанные командировки «Украина-заграница», возвращение из командировки и выезд в другую командировку в один день, командировки на автомобиле и проч.).

Обеспечение авансом командированного лица: всегда ли это необходимо, и какие наказания могут ожидать предприятия? Какие наказания могут последовать за выдачу гривны на загранкомандировку.

Выдача «смешанного» аванса: наличными, на зарплатную карточку. Как правильно выдавать аванс частями.

Перечисление аванса на платежную карточку. Что выгоднее применять: зарплатную и корпоративную карточку. Компенсация работнику расходов, связанных со снятием «командировочных» денег с зарплатой карточки. Анализ возможных проблемных ситуаций.

Привлечение сторонних лиц к организации командировки. Как правильно оформить документы при сотрудничестве с турфирмами, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих и дополнительного блага для сотрудника?

Документальное подтверждение командировочных затрат:

• проблемы документального оформления электронных авиабилетов;
• расходы на проживание и проезд (документальное подтверждение);
• «командировочные» затраты от предпринимателей. Что должен привезти работник из командировки: памятка для бухгалтера и командированного лица;
• прочие расходы (зал ожидания, камера хранения, телефонные переговоры, визы, загранпаспорта и т.д.).

Заграничные командировки:

• пересчет суммы валютных расходов в гривны в случае, когда отсутствует курс НБУ;
  возврат в кассу неиспользованной валюты (выданной авансом или снятой с корпоративной карточки).
• Что будет, если вместо валюты работник вернет гривну;
  использование валюты, возвращенной командированным работником, без возврата ее в банк (выдана иному командированному лицу).
• Какие «штрафные» последствия ожидают предприятие?

Особенности отражения расходов на загранкомандировку в бухгалтерском и налоговом учете (курсовые разницы, пересчет на дату погашения задолженности и т.д.).

Поездка в командировку на автомобиле:

• как оформить поездку, если работник отправился в командировку на личном автомобиле?
• Аренда, компенсация и иные альтернативные варианты;
  учет и списание топлива;
• проблемы и штрафы при отсутствии путевых листов (командировки по Украине).

Закупка ТМЦ командированным лицом как на территории Украины, так и заграницей (как оформить документы, чтобы избежать штрафов за нарушения в использовании валюты).

Представительские расходы в командировке:

• какие расходы можно считать представительскими.
• Необходимый и достаточный пакет внутренних (организационных) документов;
• расходование наличности на территории Украины и заграницей;
• подтверждающие документы, удержание НДФЛ.