Планирование рабочего времени: Остановись, мгновенье!.. (ч. 2)

Читать начало: [1] [2]

Им это понравится, а вам придется перекраивать всю свою жизнь на новый лад. А дефицитное время будет бесполезно утекать: все больше, больше и больше... Не зря в самом начале мы употребили к «ворам времени» определение «кровожадные».

«Злостные похитители времени» всегда были и будут. С этим, увы, ничего не поделаешь. Но если вы научитесь их распознавать и поймете, чего от них можно ожидать, то, не обращая на них внимания, с успехом сможете достичь своих целей.

Еще один пример «украденных минут» – неверное планирование рабочего времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном итоге к экономии времени в целом. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, чтобы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки, менеджер должен ясно представлять свой временной бюджет и совокупность задач. Планирование рабочего времени представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Теория и практика планирования рабочего времени

Существуют разные группы дел. По какому принципу их можно разделить и классифицировать? Существуют два параметра, которые способны описать практически любую задачу. Это важность и срочность.

Прежде чем взяться за какое-нибудь дело, стоит задать себе ряд вопросов: что будет, если я выполню его через час, через неделю, через месяц? Что от этого изменится? Решив эту проблему, какую я извлеку из этого выгоду – сегодня, через месяц, через год?

Соответственно, можно сделать вывод: есть дела, которые требуют немедленного решения и участия. Задачи, не терпящие никаких отлагательств. Их мы условно занесем в категорию А. Это важные и срочные задачи по матрице Эйзенхауэра.

Соответственно, категория В?– это важные, но не срочные дела. Конечно, неплохо было бы выполнить их сию минуту, но если сделать это через, скажем, пару часов или на следующий день, это не сыграет существенной роли.

Категория С – это они, беспощадные «воры времени». Мы считаем, что любое дело, не приносящее пользы, прибыли, результата – это типичный «вор времени». Что подпадает под эту категорию – читайте в рядом расположенном тесте.

Исходя из приведенной логики, при планировании рабочего времени все задачи, дела и контакты можно подразделить на три группы: А, В, С:

• А – авральные задачи, их нужно выполнять немедленно.
• В – плановые задачи, которым следует выделять время в календаре и выполнять не спеша.
• С – воры времени, от этих задач нужно держаться подальше. Ну, или отправлять их подальше на три русские буквы… «Нет!» – вот самый правильный ответ на призыв: «Выполни меня!» – дел из категории С.

Три группы, описанные выше, тесно связаны между собой. Подумайте, что произойдет, если на завтра вы запланировали от 2 до 5 архиважных дел, не требующих никаких отлагательств (категория А). Получится аврал, способный выбить вас или вашу компанию из колеи: «С чего начать? За что браться в первую очередь?»

Если вы проанализируете, почему так вышло, то придете к выводу?– это оттого, что в свое время не было уделено должного внимания категории В – важным, но не срочным делам. Отсюда и возникли форс-мажоры. А может быть, в это время вы занимались делами из категории С, которые создали ощущение занятости, а на самом деле только украли ваши минуты?

Так что в ваших силах оптимизировать свое время и заставить его работать на себя.
 

Читать начало: [1] [2]